در نامه‌ای از سوی حوزه معاونت اداری و مالی ریاست جمهوری به دبیرخانه سازمان، از روند اجرایی شدن سند شمس در سطح ملی اطلاع‌رسانی شد.
در متن این نامه چنین آمده است: در راستای اجرای بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/12/96 سازمان اداری و استخدامی کشور و به منظور هماهنگی، حفظ انسجام و تسریع در درج شناسه ملی سند ( شمس) در مکاتبات نظام اداری کشور، مکاتبه‌ای به کلیه وزارتخانه‌ها، سازمان‌های دولتی و استانداری‌های سراسر کشور با شماره نامه 110718 مورخ 03/09/1398 انجام گرفته است. شناسه مذکور براساس ترکیب چندین قلم اطلاعاتی از اقلام اطلاعاتی سند ایجاد و قادر است، هویت یکتایی برای آن در سطح ملی ایجاد نماید. شایان ذکر است پس از برگزاری جلسه‌های متعدد کارشناسی و فنی میان کارشناسان این نهاد و کارگروه فنی کمیسیون اتوماسیون اداری و پورتال سازمان نظام صنفی رایانه‌ای، احراز شرایط فنی شناسه فوق‌الذکر در قالب «سند تولید شناسه شمس، نسخه 1.2» (فایل پیوست) مورخ 11 آبان ماه 1398 در جلسه تخصصی آن کارگروه نهایی و به تایید رسیده است که از تاریخ یادشده، لزوم درج آن شناسه در مکاتبات اداری به‌عنوان یکی از پیش‌نیازهای کلیدی برای اتصال به سامانه استعلام و پیگیری (رصد) دولت نیز در دستور کار دستگاه‌های متقاضی قرار داده شده است. شماره تلفن 64454613-021 برای پاسخ‌گویی به سوالات احتمالی در نظر گرفته شده است.
