مقدمه
تحول چشمگیر فناوری اطلاعات در چند دهه ی اخیر موجب بروز تحولاتی ژرف در عرصه دیوان سالاری جا افتاده و بسیار نیرومند سنتی گردیده است وانتظارات کارگزاران و ارباب رجوع را از زمان، هزینه وروش انجام کارها دگرگون ساخته است. تامین رضایت ذینفعان نظام اداری در سطوح مختلف و از جمله مراجعان، با نیازها و توقعات گوناگون با روش های پیشین نا‌ممکن است. به همین دلیل از چندی پیش ما شاهد تلاشی فراگیر برای پاسخگویی به این انتظارات با بکارگیری فناوری اطلاعات در سطوح مختلف هستیم. این نیاز به دگرگونی فقط حیطه ی داخلی سازمانها را در بر نمی‌گیرد و فرآیندهای بین سازمانی نیز نیازمند تغییر از شکل سنتی به روشهای صحیح و مورد قبول با استفاده از فن‌آوری‌های جدید هستند. پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات به منظور پاسخ گویی به بخشی از نیازهای ارتباطی در فرآیندهای بین سازمانی تدوین گردیده است.
تاریخچه
با توجه به رشد روز افزون استفاده از سامانه های اتوماسیون اداری به طور عام و سامانه‌های مکاتبات اداری به طور خاص و همچنین افزایش قابل ملاحظه حجم مکاتبات، نیاز کاربران به کسب سهولت وسرعت بیشتر در انجام امور محوله در عین دقت و صحت کاملا مشهود گردیده است. این سامانه ها در ابتدای راه علاوه بر سایر مزایا به کاهش مراودات کاغذی درون سازمانی کمک نموده و فواید آن را به کاربران هویدا نمودند.
با گذشت یک دوره چند ساله و بهره‌مندی از فواید سامانه‌های مکاتبات اداری در درون سازمانها، زمزمه نیاز به نقل وانتقال نامه به شکل غیر کاغذی بین سازمانی شدت گرفت. در این شرایط شرکتهای تولید کننده نرم‌افزار با استفاده از تجربه های خود و در محدوده نرم‌افزار خود اقدام به ارائه راه‌حل نمودند. شرط اصلی بهره‌مندی از راه‌حل هر تولید کننده نرم‌افزار استفاده هر دو سازمان فرستنده و گیرنده از نرم‌افزار همان شرکت بود. این شرایط در کوتاه مدت و برای سازمانهایی که زیر مجموعه سازمانی داشته و می شد استفاده از یک نرم‌افزار خاص را به آنها الزام نمود ، پاسخگو بود ولی راه‌حلی نهایی و قطعی محسوب نمی‌شد.
در آن مقطع زمانی بطور تقریبا همزمان نیاز به مراودات مکاتبات الکترونیکی مابین سازمانی با سامانه‌های نرم‌افزاری مختلف از طرف استفاده کنندگان اعلام و از طرف شرکتهای تولید کننده نیز این نیاز محسوس گردید. بدین معنی که شرکتهایی که تا قبل از آن با استفاده از این اهرم به توسعه فروش محصول خود اقدام می‌نمودند به این نکته که توسعه بازار با انحصار امکان پذیر نخواهد بود پی برده و به بررسی راه‌حلی جدیدی که با همفکری بین تولید کنندگان می‌توانست محقق گردد، پرداختند.
این همفکری در کارگروه اتوماسیون اداری انجمن شرکت های انفورماتیک که متشکل از نمایندگان شرکت های مطرح در بازار اتوماسیون اداری بود صورت پذیرفت و نخستین نسخه پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات در تیر ماه 1384 به تصویب کمیته نرم افزار آن انجمن رسید. این پروتکل با نام اختصاری ECE نامگذاری و به عموم معرفی گردید. با تاسیس سازمان نظام صنفی رایانه‌ای این کارگروه به عنوان یکی از کارگروههای کمیسیون نرم‌افزار سازمان ادامه فعالیت داده و هم‌اکنون در حال توسعه پروتکل و تهیه نسخه‌جدیدی از آن است.
معرفی اجمالی
بر اساس این پروتکل ، علی رغم موانع موجود نظیر روش های مختلف کد گذاری یا ساختار های کاملا متفاوت بانک های اطلاعاتی، امکان ارسال اقلام اطلاعاتی اصلی و اساسی نامه فراهم می‌گردد. در مقابل، از سامانه مکاتباتی دریافت کننده انتظار می رود که این اطلاعات را شناسایی کرده و متناسب با قابلیت های موجود در نرم افزار خود ، به صورت مکانیزه پردازش های لازم را بر روی آن انجام دهد و در نهایت رسید دریافت نامه را به سامانه فرستنده ارسال نماید.
در تهیه این پروتکل تلاش گردیده تا در عین مشخص نمودن ساختارها و قالب های اطلاعاتی لازم در یک مکاتبه، محدودیت و یا کار اضافه نامعقولی به تولید کنندگان نرم افزارهای مکاتبات اداری اجبار و تحمیل نگردد. به عبارت دیگر این پروتکل قالب مکاتبه را در فضای بین دو سامانه مکاتباتی مشخص می نماید و از بستر تبادل و بستر پیاده سازی نرم افزار ها مستقل است.
شالوده این پروتکل بر اساس درج اطلاعات در ساختار فایلهای XML و ارسال و دریافت فایلها از طریق بسترهای موجود است. در نسخه فعلی و مصوب آن (نسخه 1.01) دو دسته اطلاعات وجود دارد:
1. اطلاعات نامه
2. اطلاعات رسید نامه
شکل زیر بصورت مختصر فرآیند جابجایی اطلاعات را نمایش می‌دهد:
همانگونه که اشاره شد این پروتکل زبان مشترک سامانه‌های مکاتبات اداری در هنگام ایجاد یک محاوره سیستمی است. بطور کلی مزایای این نسخه از پروتکل عبارتست از :
1. استقلال از معماری و فن‌آوری مورد استفاده در سامانه‌های مکاتبات
2. استقلال از بستر انتقال
3. سهولت تولید (با توجه به امکانات فراوان موجود در فن‌آوری‌های روز)
برنامه توسعه
کارگروه اتوماسیون اداری کمیسیون نرم‌افزار سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران برای ارتقاء این پروتکل برنامه توسعه‌ای در دو محور قابلیتها و استفاده‌کنندگان داشته و در حال پیگیری برای انجام آن است.
توسعه قابلیتها : تجارب چندین ساله استفاده از این پروتکل و نیازهایی که از طرف استفاده کنندگان اعلام شده کارگروه مربوطه را بر آن داشته که از سال 1389 اقدام به بررسی و اضافه نمودن قابلیتهای جدید به پروتکل نماید. کارهای کارشناسی در این ارتباط به پایان رسیده و مستندات آن برای اعلام عمومی آماده شده است که از طریق پایگاه اطلاع رسانی سازمان نظام صنفی رایانه‌ای در دسترس خواهد بود. اهم قابلیتها و تغییرات نسخه جدید (نسخه 2.0) عبارتست از :
1. پشتیبانی از امضای رقومی
2. پشتیبانی از رمزگذاری اطلاعات
3. امکان ارسال درخواست اطلاعات و دریافت پاسخ
4. افزایش اقلام اطلاعاتی مکاتبات با توجه به موارد اعلامی استفاده‌کنندگان
توسعه استفاده‌کنندگان : گرچه قابلیتهای این پروتکل خود عامل افزایش میزان استفاده‌کنندگان از آن است ولی کارگروه اتوماسیون اداری برای جلب و جذب همکاری حداکثری در دو بخش تولید کننده نرم‌افزار و استفاده کننده از سامانه‌های مکاتباتی، از ابزارهای زیر برای توسعه استفاده کرده و یا در دستور کار خود قرار داده است :
1. قوانین و بخشنامه‌های دولتی
- بخشنامه 18059/100 مورخ 12/02/1386 سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور
این بخشنامه ضمن معرفی و ابلاغ پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات (نسخه 1.01) تمامی دستگاههایی که از بودجه عمومی دولت استفاده می‌کنند را موظف به تهیه زیرسامانه‌های مناسب به منظور ایجاد تعامل با سامانه مکاتبات اداری دیگر دستگاههای اجرایی از طریق این پروتکل نموده است.
- بخشنامه 35793/200 مورخ 17/07/1389 معاون توسعه مدیریت و سرمایه انسانی رئیس جمهور
این بخشنامه که به تمام دستگاههای اجرایی مشمول ماده (5) قانون مدیریت خدمات کشوری ابلاغ گردید ضمن ایجاد ساز و کار اجرایی برای هدایت، راهبری و نظارت بر بکارگیری سامانه‌های دبیرخانه صراحتا اعلام می‌نماید: "به منظور ایجاد امکان تعامل بین سامانه‌های دبیرخانه، افزایش دقت، سهولت در پیگیری نامه‌ها، صرفه‌جویی در هزینه وتسریع در زمان تبادل مکاتبات اداری ضروری است تمام دستگاههای اجرایی مشمول، حداکثر ظرف مدت 6 ماه از تاریخ ابلاغ این بخشنامه سامانه دبیرخانه خود را به پروتکل تبادل الکترونیکی مبادلات (ECE) (موضوع بخشنامه شماره 18059/100 مورخ 12/02/1386) تجهیز نمایند."
2. بررسی و در صورت امکان تبدیل این پروتکل به استاندارد ملی
3. فراهم آوردن امکان اعتبارسنجی و اعطای گواهینامه (بررسی صحت ادعای تولیدکنندگان درباره پشتیبانی صحیح و کامل از پروتکل در نرم‌افزار تولیدی)
خاتمه
این امیدواری وجود دارد که پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات به عنوان اولین پروتکل داخلی (ایرانی) تبادل اطلاعات مابین سامانه‌های نرم‌افزاری، راهگشای ایجاد فضای تعامل اطلاعاتی در سامانه‌های همگون شده و فرهنگ ایجاد زبان و درگاههای مشترک را بین تولیدکنندگان نرم‌افزارهای ایرانی توسعه دهد. این نتیجه هم برای توسعه بازار استفاده که مورد نظر تولیدکنندگان است و هم برای امکان انتخاب و استفاده دقیقتر استفاده‌کنندگان از نرم‌افزارها بسیار مطلوب بوده و خواهد بود.
