تلاش دبیرخانه برای ارتباط موثرتر با اعضاء

به گزارش روابط‌عمومی سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران، دوشنبه، 16 مهرماه جلسه مشترک هیئت‌مدیره دوره هفتم سازمان و کارگروه تحول دبیرخانه با حضور اعضای هیئت‌مدیره، اعضای کارگروه و روسای ادوار سازمان در دبیرخانه سازمان برگزار شد.

مهرداد ذوالفقاریان، دبیر سازمان نصر تهران ضمن خوش‌آمدگویی به حاضران در جلسه درباره‌ی برگزاری این جلسه گفت: «جلسه امروز با هدف تشریح فعالیت‌های انجام شده توسط کارگروه تحول دبیرخانه و دریافت نظرات و پیشنهادهای اعضای هیئت‌مدیره و پیشکسوتان سازمان برای ادامه فعالیت‌های تحولی است. تلاش داریم به تفکیک تمام اقدامات انجام شده را و دستاوردهای هرکدام را تشریح کنیم».
او در ادامه با اشاره به علت تشکیل این کارگروه گفت: «این کارگروه با هدف هوشمندسازی و بهبود فعالیت‌های دبیرخانه سازمان به منظور ارائه خدمات بهتر به اعضاء و جذب اعضای جدید در زمستان سال 1402 تشکیل شد. بر همین اساس فعالیت‌های این کارگروه در سه حوزه الف. زیرگروه ساختار و سازمان ب. زیرگروه زیرساخت و پ. زیرگروه سیستم‌ها و فرایندها تعریف شد».
ذوالفقاریان در بخش دیگر صحبت‌های خود با تغییرات زیرساختی که در دبیرخانه رخداده است گفت: «زیرگروه زیرساخت سازمان به دو کمیته زیرساخت فنی و زیرساخت فیزیکی تقسیم شد. توقف ارائه سرویس به بیرون سازمان، حذف سرویس‌های مازاد، اصلاح استراتژی بکاپ در سازمان، اصلاح سیستم سانترال، بهره‌گیری از سیستم‌های ابری و اصلاح شمای شبکه سازمان از جمله مصوبات کمیته زیرساخت فنی است. همچنین نقاشی کل ساختمان، امکان‌سنجی و نصب آسانسور، خریداری تقویت کننده امواج تلفن همراه به منظور نصب در طبقات همکف و زیرهمکف نیز جزو مصوبات کمیته زیرساخت فیزیکی است».

دبیر سازمان نظام صنفی رایانه‌ای استان تهران در ادامه افزود: «در بخش زیرگروه سیستم‌ها و فرآیندها، جهت پیاده‌سازی سیستم‌ها و فرایندهای سازمانی جدید، نیاز به استفاده از ابزار یکپارچه‌ای بود که در بخش فعالیت‌ها و تعاملات داخل دبیرخانه‌ای از بستر میزیتو و در بخش ارتباط با اعضا از بستر CRM استفاده می‌شود. در حال حاضر در میزیتو فعالیت‌های همکاران دبیرخانه و مصوبات و تصمیمات کمیسیون‌های سازمان به صورت مجزا و با زمان‌بندی ثبت می‌شود. این مسئله امکان نظارت و جمع‌بندی دستاوردها و اقدامات را به مدیران سازمان می‌دهد».
همچنین ذوالفقاریان درباره‌ی راه‌اندازی سیستم CRM در دبیرخانه سازمان گفت: «در این بخش در حال حاضر درخواست‌های تلفنی یا حضوری در CRM ثبت می‌شود و اقدام لازم توسط همکاران روی آن انجام می‌شود. فعالیت‌های انجام شده روی درخواست‌های اعضاء ثبت شده و قابل پیگیری هستند. با توجه به ثبت و رصد فعالیت‌های انجام شده روی درخواست اعضاء امکان گزارش‌گیری از این فعالیت‌ها نیز وجود دارد».

او در پایان با اشاره به چشم‌انداز این طرح گفت: «پیش‌بینی می‌شود با اجرای طرح تحول دبیرخانه، ارائه خدمات به اعضاء سریع‌تر و بیشتر شده و به تبع آن درخواست برای عضویت در سازمان نیز افزایش یابد. در چنین دبیرخانه‌ای ارتباط دوسویه با اعضاء برقرار است و اعضاء علاوه بر ارائه درخواست‌های خود به دبیرخانه، بر نحوه اجرای درخواست‌های خود نظارت دارند».
در ادامه این جلسه حاضران به بیان نظرات و پیشنهادهای خود پرداختند.